基于信息化建设视角的档案信息管理技术统一性
摘要：加强档案管理工作需要采取综合管理的模式，把机构内部各个门类以及载体的档案都通过专业的档案工作部门做统一保管，这是我国企事业单位进行档案工作十分重要的内容。综合管理具体指的是集中内部档案工作的所有管理职能，做好归口档案管理工作所有事务，制定健全的档案管理规章制度，并且将此纳入考核，以此当作档案管理工作执行制度。将档案看成一个整体，明确档案工作具体要求以及工作规范。档案是企事业单位的信息资源和重要资产。企事业单位的经营及管理都需要档案管理工作做保障和支撑。本论文依托相关学术库材料为基础，将当前企事业单位档案信息管理技术当中存在统一性问题进行分析探究，并且提出有效地改善对策。
关键词：信息化；档案管理；信息管理
新型档案信息管理技术系统在起步阶段会因为不同类别的工作繁多而忽视加强档案管理的作用，档案管理者的工作习惯以及工作方法都是不同的，工作之后也会出现各种不同情况，给档案管理工作造成极大不便，同时也给机构带来较大的损失。因此，加强档案管理工作是十分必要的。
一、基本情况
对于很多企事业单位而言，在进行档案管理改革之前和之后在资料收集和归档两方面都是比较困难的，主要的原因在于：（1）档案管理改革期间企业组织管理易乱。对企事业单位实行档案管理改革通常都是由公司高层领导或者是除了档案管理改革企业之外的临时工作小组操作，负责档案管理的人员并不参与，很多需要查找的资料经常有去无回，极易造成原企业档案的遗失。（2）业务档案管理人员缺乏责任心。在企事业单位实行档案管理改革的过程当中，鉴于员工的工作状态及思想方面情绪波动，尤其是人事调整以及办公地点搬迁，人员整合等多种不确定因素太多的情况下，不会更认真的去催收档案，很容易在这个过程中造成档案遗失。（3）领导无暇顾及档案管理。在企事业单位档案管理改革的过程当中，领导忙于各种事宜，没有过多的时间和精力用到档案管理中。（4）各家企事业单位都有一套自已的档案管理体系和收集标准和范围。
二、影响档案信息管理技术性统一的因素
（一）档案管理队伍存在结构问题
从目前情况来看，当前很多机构的档案工作人员年龄都较大，而且成分极为复杂，女性占据绝大部分。这部分人有着较为丰富的档案管理工作经验，然而专业专研能力欠缺，尤其是对先进的网络环境感到非常陌生，再加上缺乏信息化、数字化等诸多方面的实践经验以及理论知识。出于对以前的档案管理的认知以及偏见，很多有活力、有想法以及高学历的，对信息化以及数字化比较熟悉的年轻人并不喜欢到档案管理部门从事相关工作。所以，从当前各大机构档案管理人员团队的情况来看，在性别、年龄以及学历，还有知识背景等诸多方面都存在较为明显的结构性问题。
(二)信息技术存在标准化问题
最近几年，数字化档案管理系统得到广泛应用，而且大部分都是来自于机构内部各个部门使用的业务管理系统，这种系统的运行环境非常复杂而且多样，以至于生成的档案数据格式十分多样、繁杂，对于档案信息管理数据的收集以及整理，还有存储以及迁移都是不利的，更加不利于做好后期信息资源开发以及利用。因此，目前大部分机构在实施信息化档案管理的过程中存在非标准化问题，这也是档案实施信息化管理中存在的主要难点。
(三)管理体制的问题
从目前大部分机构在实施档案管理过程中出现的情况进行分析，档案管理在机构内部大部分是属于从属地位的，而且有隶属于某个办公室，有的则是隶属于机构内部图书馆，只有极少部分是单独成立了档案管理资料室。因此，在很多机构内部，档案管理部门的地位是非常低的。在此种处于弱势的管理体制中，机构内部的档案管理部门有着较低的行政地位，而且严重缺乏话语权，很难做好统一协调不同部门加入到数字化档案管理中。另外，由于不同部门以及工作室之间的关系也是独立的，都是各自为政的，所以，即使机构内部统一使用0A系统进行办公，依旧很难建立较为独立的数字化信息管理系统，这给建立数字化、信息化档案管理带来非常大的障碍和困难。
三、推动档案信息技术集成化管理的策略
(一)工作人员的统一管理及分配
明确每一位分管档案、从事档案管理工作的负责人，并且明确其工作职责，强化对机构内部档案管理人员的教育以及培训。进一步优化机构内部档案管理者的知识结构，尤其是要提升管理人员的业务水平，目的在于适应机构内档案管理工作要求。由于档案管理类工作主要涉及到了机构发展以及群众等多个方面，所以每个机构都需要由一位行政领导安排具体的档案管理类工作，把档案管理方面的工作列入到领导日常工作范围内，把档案管理类工作纳入到领导绩效考核当中。确定机构行政领导应该分管哪一项档案管理类工作，这是机构加强对内部档案工作领导做出的表现。
（二）统一推动档案信息技术标准化及管理技术集成化
统一标准以及合乎规范的档案信息管理以及技术管理都是档案管理过程中实现信息集成化管理十分重要的内容，也是基础前提。对于档案管理部门而言，需要协同其他各个部门建立统一规范，进行统一不止，并且需要对档案数据以及运行环境做出标准化和规范化管理。主要包含了数据交换实现规范化、压缩格式实现规范化以及数据加密实现规范化，档案管理软件应该统一化，水印技术的使用应该标准化等等。把机构内部档案信息管理系统充分地和其他部门使用的业务管理系统进行高效对接，保障档案数据能够实现从之前的分散管理进而转成集中管理，并且实现机构内档案信息管理能够统一化和集成化管理。
（三）档案信息管理技术应转变管理理念及管理技术政策
对于档案大部分采取的是综合管理，把机构划分成各个载体或者是门类的档案由专业的部门设立档案工作室实施统一管理，做好分类管理、归档保存以及开发利用。制定统一档案管理制度，并且将其纳入到工作考核中，把它当成是一项制度来执行。要把档案管理工作看成是一个成体，并且对于档案管理工作做出统一要求和规范。创建完善的档案管理工作体系，并且制定档案管理工作发展计划以及规划，并且对这项制度加以实施，保证档案管理工作能够和本机构其他活动以及工作保持同步发展，并且也能够更好地为机构内档案信息管理技术实现统一性管理提供服务。
（四）加强档案管理改革企业业务档案团队建设
全面提升档案管理改革之后的企业业务档案团队建设。由于在档案管理改革之前原来的单位的业务档案管理模式管理内容都有差异，而且管理人员的水平也是参差不齐，为了保证档案管理改革之后的档案管理做到规范统一，不仅需要制定全新的适应档案管理改革之后的公司业务档案管理制度，还应该配备专业的业务档案管理人员，培养一批事业忠诚、业务精良的业务档案管理团队，这是做好企事业单位档案管理改革之后业务档案管理工作的非常重要的保障。建立起能够覆盖档案管理改革之后的企业的各公司各个部门以及项目组的业务档案管理团队。事实证明，建立起一致稳定的业务档案管理团队对做好公司业务档案管理工作是非常有必要的，这样才能够真正保证公司的业务档案管理工作真正有序地开展。
（五）归类存放，高效利用
由于企事业单位在施行档案管理改革之后，业务档案管理存在着多个档号重复以及管理地点分散的情况，因此，应该开展对企业业务档案进行重新归类，应该及时对企事业单位库存中的业务档案的价值大小以及利用频率做出重新分析以及鉴定，在必须做出分库房管理的情况下，提前进行类别分类，这样有利于业务档案管理和利用，还应对档案管理改革之后的企业拥有的各种类型的实体档案做好整合以及归类存放。按照原企业的成立时间先后顺序以及内容多少，重要程度等等做出实际调整，对业务档案库存存放重新做出安排和调整，还要避免在进行电子目录录入的时候出现档号重复的情况，保证档案实体和电子目录的一体性。在进行档案移交以及收集的过程当中，保证档案不散漏、不遗失。
（六）加强对业务档案管理的保密保护意识
企事业单位的很多业务档案，合同文本，都是具有保密性的，实行档案管理改革之后有许多业务资料需要重新进行归类,但对于这些具有保密性质的材料，在档案管理改革之前就应该做好保护措施，保证在档案管理改革的过程当中保密措施有效执行。不仅要求领导需要加强保密意识,业务档案管理人员更需要拿出保密措施。首先，需要加强对业务档案管理人员的职业素养培养，加强保密管理意识。第二，应该加强对业务档案管理的宣传力度，全面提升档案管理人员的管理意识，让档案管理人员认识到保护档案的安全和完整的重要性。第三，加强业务档案管理力度。建立起专门的档案管理小组，领导要以身作则，实行责任负责制。第四，建立规范的业务档案管理标准。根据公司具体运营情况，对业务档案实行业务分级管理，尤其是对档案的归档范围以及保存期限，保密文件的收发及存档等环节的所有的程序都做出明确地规定，全面提升公司的业务档案保护工作。
（七）确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢
根据时代发展变化新情况，制定出全新的工作目标以及未来发展战略，使得档案管理改革之后的企业档案管理工作能够紧紧围绕新目标开展有的放矢的工作。尤其需要强调企业在合并之后应该进行档案管理工作，应该更加的目标化，从一方面来说，应该明确企业档案管理改革之后的档案工作目标，也就是应该明确档案工作未来的发展总体方向，第一可以根据企业制定的总体目标，进行不断消除原理目标的相关因素，第二可以进行局部优化，使得日常开展的具体工作能够有利于总目标的实现；从另外一方面来说，只有真正明确了具体的档案管理工作目标，才能够更加有利于加强企业日常管理，才能够更进一步地加强企业自身的造血功能，不断完善企业各种相关配套管理措施，还应该注重企业调查研究，然后进行总结和归纳，并且不断完善在日常档案管理工作当中遇到的一些根本性问题，只有这样才能够真正促进档案管理改革之后企业档案管理工作的顺利开展，也才能够为企业实现更加长远的目标提供基本的资料储备保障，为企业的建设和发展做好档案管理工作。
总结
档案信息管理技术作为存储以及传播信息十分重要的核心，在极大程度上也为机构加强档案管理事项提供了依据。然而，机构在实施档案信息管理技术实现统一化管理的过程中经常会遇到诸多问题。文章主要分析了影响当前机构档案信息技术实现统一化管理的因素，针对此提出了有效的改善意见。本论文在某些方面的研究存在较大的局限性，因此希望机构工作人员能够结合当前工作实际情况做到统一化管理技术，并且认识到统一化管理技术对于提升档案管理水平的重要性。采取有效措施全面推动档案信息管理技术实现高效统一化和集成化。
参考文献
[1]韩慕容.基于政府信息公开视角的档案信息化建设研究.内蒙古财经学院学报(综合版),2012.12.
[2]王萍;徐林.基于新农村建设视角的农村集体三资档案信息化管理分析.档案学研究,2012.4.
[3]陈小梅;郑添.系统论的视角:浅议高校档案管理信息化建设的影响因素及策略分析.办公室业务,2014.2.
[4]袁永军;安军超.就业信息化视角下大学生网络档案的建设与思考.兰台世界,2014.6.
[5]何强.关于高校档案管理工作信息化建设的思考.办公室业务,2013.12.
关键词：信息化；档案管理；信息管理
新型档案信息管理技术系统在起步阶段会因为不同类别的工作繁多而忽视加强档案管理的作用，档案管理者的工作习惯以及工作方法都是不同的，工作之后也会出现各种不同情况，给档案管理工作造成极大不便，同时也给机构带来较大的损失。因此，加强档案管理工作是十分必要的。
一、基本情况
对于很多企事业单位而言，在进行档案管理改革之前和之后在资料收集和归档两方面都是比较困难的，主要的原因在于：（1）档案管理改革期间企业组织管理易乱。对企事业单位实行档案管理改革通常都是由公司高层领导或者是除了档案管理改革企业之外的临时工作小组操作，负责档案管理的人员并不参与，很多需要查找的资料经常有去无回，极易造成原企业档案的遗失。（2）业务档案管理人员缺乏责任心。在企事业单位实行档案管理改革的过程当中，鉴于员工的工作状态及思想方面情绪波动，尤其是人事调整以及办公地点搬迁，人员整合等多种不确定因素太多的情况下，不会更认真的去催收档案，很容易在这个过程中造成档案遗失。（3）领导无暇顾及档案管理。在企事业单位档案管理改革的过程当中，领导忙于各种事宜，没有过多的时间和精力用到档案管理中。（4）各家企事业单位都有一套自已的档案管理体系和收集标准和范围。
二、影响档案信息管理技术性统一的因素
（一）档案管理队伍存在结构问题
从目前情况来看，当前很多机构的档案工作人员年龄都较大，而且成分极为复杂，女性占据绝大部分。这部分人有着较为丰富的档案管理工作经验，然而专业专研能力欠缺，尤其是对先进的网络环境感到非常陌生，再加上缺乏信息化、数字化等诸多方面的实践经验以及理论知识。出于对以前的档案管理的认知以及偏见，很多有活力、有想法以及高学历的，对信息化以及数字化比较熟悉的年轻人并不喜欢到档案管理部门从事相关工作。所以，从当前各大机构档案管理人员团队的情况来看，在性别、年龄以及学历，还有知识背景等诸多方面都存在较为明显的结构性问题。
(二)信息技术存在标准化问题
最近几年，数字化档案管理系统得到广泛应用，而且大部分都是来自于机构内部各个部门使用的业务管理系统，这种系统的运行环境非常复杂而且多样，以至于生成的档案数据格式十分多样、繁杂，对于档案信息管理数据的收集以及整理，还有存储以及迁移都是不利的，更加不利于做好后期信息资源开发以及利用。因此，目前大部分机构在实施信息化档案管理的过程中存在非标准化问题，这也是档案实施信息化管理中存在的主要难点。
(三)管理体制的问题
从目前大部分机构在实施档案管理过程中出现的情况进行分析，档案管理在机构内部大部分是属于从属地位的，而且有隶属于某个办公室，有的则是隶属于机构内部图书馆，只有极少部分是单独成立了档案管理资料室。因此，在很多机构内部，档案管理部门的地位是非常低的。在此种处于弱势的管理体制中，机构内部的档案管理部门有着较低的行政地位，而且严重缺乏话语权，很难做好统一协调不同部门加入到数字化档案管理中。另外，由于不同部门以及工作室之间的关系也是独立的，都是各自为政的，所以，即使机构内部统一使用0A系统进行办公，依旧很难建立较为独立的数字化信息管理系统，这给建立数字化、信息化档案管理带来非常大的障碍和困难。
三、推动档案信息技术集成化管理的策略
(一)工作人员的统一管理及分配
明确每一位分管档案、从事档案管理工作的负责人，并且明确其工作职责，强化对机构内部档案管理人员的教育以及培训。进一步优化机构内部档案管理者的知识结构，尤其是要提升管理人员的业务水平，目的在于适应机构内档案管理工作要求。由于档案管理类工作主要涉及到了机构发展以及群众等多个方面，所以每个机构都需要由一位行政领导安排具体的档案管理类工作，把档案管理方面的工作列入到领导日常工作范围内，把档案管理类工作纳入到领导绩效考核当中。确定机构行政领导应该分管哪一项档案管理类工作，这是机构加强对内部档案工作领导做出的表现。
（二）统一推动档案信息技术标准化及管理技术集成化
统一标准以及合乎规范的档案信息管理以及技术管理都是档案管理过程中实现信息集成化管理十分重要的内容，也是基础前提。对于档案管理部门而言，需要协同其他各个部门建立统一规范，进行统一不止，并且需要对档案数据以及运行环境做出标准化和规范化管理。主要包含了数据交换实现规范化、压缩格式实现规范化以及数据加密实现规范化，档案管理软件应该统一化，水印技术的使用应该标准化等等。把机构内部档案信息管理系统充分地和其他部门使用的业务管理系统进行高效对接，保障档案数据能够实现从之前的分散管理进而转成集中管理，并且实现机构内档案信息管理能够统一化和集成化管理。
（三）档案信息管理技术应转变管理理念及管理技术政策
对于档案大部分采取的是综合管理，把机构划分成各个载体或者是门类的档案由专业的部门设立档案工作室实施统一管理，做好分类管理、归档保存以及开发利用。制定统一档案管理制度，并且将其纳入到工作考核中，把它当成是一项制度来执行。要把档案管理工作看成是一个成体，并且对于档案管理工作做出统一要求和规范。创建完善的档案管理工作体系，并且制定档案管理工作发展计划以及规划，并且对这项制度加以实施，保证档案管理工作能够和本机构其他活动以及工作保持同步发展，并且也能够更好地为机构内档案信息管理技术实现统一性管理提供服务。
（四）加强档案管理改革企业业务档案团队建设
全面提升档案管理改革之后的企业业务档案团队建设。由于在档案管理改革之前原来的单位的业务档案管理模式管理内容都有差异，而且管理人员的水平也是参差不齐，为了保证档案管理改革之后的档案管理做到规范统一，不仅需要制定全新的适应档案管理改革之后的公司业务档案管理制度，还应该配备专业的业务档案管理人员，培养一批事业忠诚、业务精良的业务档案管理团队，这是做好企事业单位档案管理改革之后业务档案管理工作的非常重要的保障。建立起能够覆盖档案管理改革之后的企业的各公司各个部门以及项目组的业务档案管理团队。事实证明，建立起一致稳定的业务档案管理团队对做好公司业务档案管理工作是非常有必要的，这样才能够真正保证公司的业务档案管理工作真正有序地开展。
（五）归类存放，高效利用
由于企事业单位在施行档案管理改革之后，业务档案管理存在着多个档号重复以及管理地点分散的情况，因此，应该开展对企业业务档案进行重新归类，应该及时对企事业单位库存中的业务档案的价值大小以及利用频率做出重新分析以及鉴定，在必须做出分库房管理的情况下，提前进行类别分类，这样有利于业务档案管理和利用，还应对档案管理改革之后的企业拥有的各种类型的实体档案做好整合以及归类存放。按照原企业的成立时间先后顺序以及内容多少，重要程度等等做出实际调整，对业务档案库存存放重新做出安排和调整，还要避免在进行电子目录录入的时候出现档号重复的情况，保证档案实体和电子目录的一体性。在进行档案移交以及收集的过程当中，保证档案不散漏、不遗失。
（六）加强对业务档案管理的保密保护意识
企事业单位的很多业务档案，合同文本，都是具有保密性的，实行档案管理改革之后有许多业务资料需要重新进行归类,但对于这些具有保密性质的材料，在档案管理改革之前就应该做好保护措施，保证在档案管理改革的过程当中保密措施有效执行。不仅要求领导需要加强保密意识,业务档案管理人员更需要拿出保密措施。首先，需要加强对业务档案管理人员的职业素养培养，加强保密管理意识。第二，应该加强对业务档案管理的宣传力度，全面提升档案管理人员的管理意识，让档案管理人员认识到保护档案的安全和完整的重要性。第三，加强业务档案管理力度。建立起专门的档案管理小组，领导要以身作则，实行责任负责制。第四，建立规范的业务档案管理标准。根据公司具体运营情况，对业务档案实行业务分级管理，尤其是对档案的归档范围以及保存期限，保密文件的收发及存档等环节的所有的程序都做出明确地规定，全面提升公司的业务档案保护工作。
（七）确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢
根据时代发展变化新情况，制定出全新的工作目标以及未来发展战略，使得档案管理改革之后的企业档案管理工作能够紧紧围绕新目标开展有的放矢的工作。尤其需要强调企业在合并之后应该进行档案管理工作，应该更加的目标化，从一方面来说，应该明确企业档案管理改革之后的档案工作目标，也就是应该明确档案工作未来的发展总体方向，第一可以根据企业制定的总体目标，进行不断消除原理目标的相关因素，第二可以进行局部优化，使得日常开展的具体工作能够有利于总目标的实现；从另外一方面来说，只有真正明确了具体的档案管理工作目标，才能够更加有利于加强企业日常管理，才能够更进一步地加强企业自身的造血功能，不断完善企业各种相关配套管理措施，还应该注重企业调查研究，然后进行总结和归纳，并且不断完善在日常档案管理工作当中遇到的一些根本性问题，只有这样才能够真正促进档案管理改革之后企业档案管理工作的顺利开展，也才能够为企业实现更加长远的目标提供基本的资料储备保障，为企业的建设和发展做好档案管理工作。
总结
档案信息管理技术作为存储以及传播信息十分重要的核心，在极大程度上也为机构加强档案管理事项提供了依据。然而，机构在实施档案信息管理技术实现统一化管理的过程中经常会遇到诸多问题。文章主要分析了影响当前机构档案信息技术实现统一化管理的因素，针对此提出了有效的改善意见。本论文在某些方面的研究存在较大的局限性，因此希望机构工作人员能够结合当前工作实际情况做到统一化管理技术，并且认识到统一化管理技术对于提升档案管理水平的重要性。采取有效措施全面推动档案信息管理技术实现高效统一化和集成化。
参考文献
[1]韩慕容.基于政府信息公开视角的档案信息化建设研究.内蒙古财经学院学报(综合版),2012.12.
[2]王萍;徐林.基于新农村建设视角的农村集体三资档案信息化管理分析.档案学研究,2012.4.
[3]陈小梅;郑添.系统论的视角:浅议高校档案管理信息化建设的影响因素及策略分析.办公室业务,2014.2.
[4]袁永军;安军超.就业信息化视角下大学生网络档案的建设与思考.兰台世界,2014.6.
[5]何强.关于高校档案管理工作信息化建设的思考.办公室业务,2013.12.
